Итак, решение принято: бухгалтеру нужна профессиональная программа (неважно, новая ли взамен старой или какая-то дополнительная). Остался последний рубеж – согласование затрат с руководством. Это самый трудный этап, ведь зачастую те причины, по которым бухгалтер нуждается в программе-помощнике, не очевидны его начальству. Как же превратить директора в своего союзника в таком вопросе?
В первую очередь, помните – чтобы донести до руководителя свою мысль, нужно сначала в какой-то мере занять его место. Тогда в приоритете должны быть ценности не бухгалтера, а руководителя.
Какие доводы оценит любой руководитель:
- Экономия: «Потратив эти средства на программу сегодня, вы сэкономите в несколько раз больше завтра».
- Финансовая безопасность: «Учет компании защищен от ошибок, которые могут стать причиной крупных штрафов».
- Эффективность работы: «Автоматизировав часть задач, бухгалтер сможет выполнять больше сложных и качественных обязательств».
- Перспектива на будущее: «Даже если объем работы будет расти, расширять штат не потребуется благодаря автоматизации».
- Контроль: «Вы знаете, на что тратят время ваши сотрудники».
Рассмотрим наиболее убедительные для начальства аргументы – сразу с примерами.
Аргумент 1. Это необходимо компании для экономии ресурсов
Ситуация кажется простой: программа якобы нужна бухгалтеру, а платит за нее директор. Но ведь это не так! Пускайте в ход тяжелую артиллерию: приведите расчеты того, как программа поможет сэкономить средства организации. Язык таких цифр всегда убедителен для начальства.
Например, при покупке программы «Скан-Загрузка документов» бухгалтерии не нужно будет тратить время на ввод первичных документов. В среднем, на это занятие может уходить до 30% рабочего времени специалиста. По данным HeadHunter, средняя зарплата бухгалтера по России составляет 30 000 руб. Тогда в месяц компания тратит 9 000 руб. только на то, чтобы сотрудник вносил документы в учетную программу, а если для этого привлекается не один бухгалтер или специально нанят стажер, затраты значительно возрастают. Со «Скан-Загрузкой документов» ввод документов займет не больше 5% от всего рабочего времени. Добавим стоимость программы (9 800 руб. за годовую лицензию) – и получим 2 316 руб. в месяц. Программа окупит себя уже через 4 месяца.
Следовательно, нужное программное обеспечение покупается не по прихоти бухгалтера – оно выгодно и руководству тоже.
Аргумент 2. Это спасет организацию от штрафов
Руководитель может не знать, в каком аврале работает бухгалтерия, например, в период отчетности. В такое время тратить драгоценные минуты на рутинные и отнимающие время задачи – подобно преступлению. Отказаться от этих задач нельзя, но можно найти программу, которая будет делать часть работы автоматически и позволит бухгалтеру не отвлекаться на мелочи, терять время и совершать ошибки из-за общей перегруженности. Расскажите директору о новых повышенных штрафах за искажение данных отчетности – а затем о том, как их можно избежать.
В том же примере со «Скан-Загрузкой документов» можно обращаться к следующей ситуации: обычно бухгалтер долго вносит информацию из поступивших документов в «1С», да еще и занимается утомительным поиском неточностей. «Скан-Загрузка документов» позволит уйти от ошибок ручного ввода (когда уставший бухгалтер вбивает «53» вместо «35», а потом ломает голову, почему баланс не сходится): программа дополнительно проверяет данные, считает НДС и подсвечивает красным вероятные ошибки. В итоге количество ошибок сокращается, а бухгалтер, проверив всего несколько полей, освобождает свое время для работы над отчетностью.
Таким образом, когда бухгалтер перекладывает часть своей ответственности на программу, он сокращает вероятность ошибок и освобождает время для той части работы, которую нельзя автоматизировать.
Аргумент 3. Это повысит эффективность работы
Если начальству кажется, что новая программа – ваш способ «схалтурить», чтобы пить чай, в то время как машина выполняет вашу работу, подготовьте список тех задач, которые вы возьметесь выполнять в освободившееся время. Скорее всего, туда войдут и давние обязательства руководству, до которых в обычном режиме работы не доходят руки.
Так и скажите: «Помните, вы просили меня найти способы сокращения издержек и оптимизации налогообложения? У меня есть решение: смогу регулярно проводить аудит нашего учета благодаря тому, что перестану тратить по несколько часов в неделю на ввод первички».
Использовав этот аргумент, вы закрепите за своим предложением статус взаимовыгодной сделки. Вы получите желаемую программу, чтобы освободить свое время, начальство – долгожданное решение своей задачи.
Эмоциональные аргументы
Эта аргументы рациональны, но вы всегда можете прибегнуть и к эмоциональным доводам, которые порой оказываются не менее действенны.
Нарисуйте для начальника красочную картинку: отказ от новинок прогресса привел бы к тому, что бухгалтеры до сих пор пользовались только гроссбухами и счетами. А ведь внедрение продвинутых технологий в компании, особенно в обгон конкурентов, может стать весомым преимуществом в дальнейшем.
Общие рекомендации
Не чувствуйте себя просителем «у парадного подъезда». Настройтесь на то, что вы идете к начальству не с просьбой, а с выгодным для компании предложением – это придаст вам уверенности, а значит, ваши аргументы будут звучать убедительнее.
Если продукт сложный и вы волнуетесь, что не ответите на вопросы руководителя – обращайтесь за помощью к специалисту компании разработчика или продавца: он даст недостающую информацию, подготовит коммерческое предложение и самостоятельно проведет презентацию для руководителя.
Обратите внимание, что наши советы помогут не только при покупке программного обеспечения: они применимы, если вам нужны курсы по повышению квалификации или услуги сторонних экспертов. Подготовьте 3 весомых с точки зрения руководства аргумента, поверьте в себя – и вперед, к начальству. Ведь наградой для вас станет сбереженные программой силы, нервы и время.
Заинтересовала программа по вводу первички? Оставьте заявку, чтобы узнать о ней больше!
