Как выбрать кассу: виды, подключение и штрафы за их отсутствие

Чем грозит отсутствие кассы: штрафы и не только

ФНС контролирует соблюдение Федерального закона № 54-ФЗ, отслеживая обращения покупателей. Владельцам бизнеса недостаточно просто иметь кассу; ключевое значение имеет ее корректное применение. Нарушения могут стоить дорого:

• Если касса отсутствует или не используется, ИП могут оштрафовать на сумму 25-50% от неучтенных операций, но штраф не будет меньше 10 000 рублей; для юридических лиц эта сумма составит 75-100% от «серых» операций, с минимумом в 30 000 рублей.
• При повторении подобного нарушения, когда сумма неучтенных операций превысит 1 миллион рублей, ИП или компанию могут приостановить в деятельности на срок до 90 дней.
• Если продавец не выдал чек покупателю предусмотрены следующие меры: для ИП – предупреждение или штраф в размере 2 000 рублей, для юрлиц – предупреждение или штраф 10 000 рублей.

Подробности об этих и других нарушениях, а также о возможных санкциях, можно найти в статьях 14.5 частей 1-6 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях.

Виды касс

Онлайн-кассы можно поделить на три основные категории.

• Кнопочные кассы. Этот тип, известный также как «кассы-калькуляторы», обычно обходится дешевле других и идеально подходит для бизнеса с ограниченным ассортиментом товаров или услуг. Примером может служить модель Атол 91Ф.
• Кассы с сенсорным экраном. Модели вроде MSPOS-K, MSPOS-SE-Ф, и MSPOS-D-Ф удобны в использовании, благодаря удобному интерфейсу, похожему на смартфон, который упрощает процесс выдачи чеков. В этой категории представлены как компактные мобильные, так и стационарные версии с большим экраном, наподобие MSPOS-T-Ф.
• Фискальные регистраторы (ФР). Устройства, такие как Атол 30Ф, 25Ф или 27Ф, способны только печатать фискальные чеки и требуют подключения к внешнему устройству (ноутбуку, компьютеру, POS-системе на Windows или планшету на Android) для формирования чеков.

Что обязательно нужно учесть при выборе кассы

Чтобы выбрать подходящую онлайн-кассу с первого раза, стоит учесть несколько критериев.

• Скорость печати. От нее зависит, как быстро обслуживаются клиенты. В местах с большой проходимостью предпочтение следует отдавать кассам с высокой скоростью печати (80-100 мм/с), чтобы избежать длинных очередей. Для маленьких точек подойдут кассы со скоростью 40 мм/с.
• Автоотрезка чека. Функция автоматического отреза чека экономит время сотрудников и ускоряет обслуживание покупателей.
• Ширина чековой ленты. Широкая лента (80 мм) лучше подходит для магазинов с большим ассортиментом и длинными названиями товаров, поскольку позволяет разместить всю информацию компактно. Для меньших потребностей подойдут ленты 44 или 57 мм.
• Способ подключения к интернету. Важно выбрать удобный способ подключения (через кабель, Wi-Fi или сим-карту), особенно если в точке продажи проблемы с интернетом.
• Размер кассы. Для маленьких торговых точек или мобильных услуг лучше выбрать компактные модели, которые не займут много места и будут легки в переноске.
• Совместимость с ЕГАИС и маркировкой. Если бизнес связан с продажей алкоголя, табака, обуви или лекарств, важно убедиться в наличии необходимых функций для работы с этими товарами.
• Наличие аккумулятора. Для точек с отсутствием розеток или нестабильным электроснабжением касса с аккумулятором станет надежным решением.

Эти параметры помогут выбрать онлайн-кассу, которая точно соответствует потребностям вашего бизнеса и с которой вы избежите лишних расходов на ненужные функции.

Касса «в облаке» или стационарная: что выбрать?

Стационарные и облачные кассы предлагают разные подходы к ведению расчетов в зависимости от типа бизнеса. Вот как они работают и кому подходят:

Стационарная касса

• Применение: идеально подходит для магазинов, офисов и пунктов выдачи заказов, где происходит прямой контакт с клиентами. Это могут быть места, где покупатели лично приходят за товаром или услугой.
• Приобретение: можно купить или взять в аренду напрямую от производителя.
• Подходит для:
  • офлайн-продаж в стационарных точках;
  • пунктов выдачи заказов с оплатой на месте;
  • оплаты за услуги в офисе.

Облачная касса

• Применение: работает как приложение на мобильном устройстве или компьютере, подходит для дистанционных расчетов с клиентами, например, при продажах через интернет.
• Способ доступа: бизнесмен получает удаленный доступ к облачной кассе на условиях аренды, оплачивая ежемесячно.
• Подходит для:
  • онлайн-продаж через сайты и соцсети;
  • продаж через мобильные приложения;
  • прием платежей курьерами при доставке;
  • оплата за услуги на выезде;
  • использование в вендинговых автоматах.

Комбинированный комплект 2 в 1

• Объединяет кассовый аппарат и облачный модуль. Если покупка оплачивается на сайте, чек отправляется клиенту по электронной почте или СМС. При оплате в магазине клиент получает бумажный чек.

Выбираем подводящий фискальный накопитель

Фискальный накопитель (ФН) — ключевой элемент онлайн-кассы, фиксирующий все совершенные операции и передающий данные в налоговую. ФН уникален для каждой кассы и требует регистрации. При смене аппарата необходимо приобрести новый ФН. В зависимости от потребностей бизнеса выбираются фискальные накопители разного срока службы: 15 или 36 месяцев.

ФН на 15 месяцев подойдет:

• ИП на общей системе налогообложения;
• продавцам подакцизных товаров (алкоголь, табак, лекарства);
• ИП, делающим более 200 продаж в день.

ФН на 36 месяцев подойдет:

• ИП, предоставляющим услуги на любом налоговом режиме;
• ИП на специальных налоговых режимах (УСН, ЕСХН, патент).

Выбор ФН (на 15 или 36 месяцев) зависит от:

• работы в отдаленных районах;
• сезонной деятельности без продажи подакцизных товаров;
• совмещения разных налоговых режимов.

Стоимость ФН начинается от 8500 ₽ за 15 месяцев и от 12 500 ₽ за 36 месяцев. Важно учитывать, что из-за активности передачи данных в налоговую память ФН может заполниться до истечения срока службы, требуя замены.

Выбор подходящего фискального накопителя — важный шаг, определяющий удобство ведения учета и соответствие законодательству. В то время как подбор самого кассового аппарата может быть более сложной задачей, выбор ФН основывается на конкретных параметрах деятельности ИП.