Финансовый контроль без нервов

Расскажем о методических аспектах организации внутреннего финансового контроля в учреждениях, которые самостоятельно разрабатывают порядок организации и проведения ВФК, а также о сервисах, которые упростят проверку ведения учета.

Организация ВФК

В последнее время много внимания уделяется организации и проведению внутреннего финансового контроля (далее ВФК) в государственных учреждениях. Для главных распорядителей (распорядителей) бюджетных средств, главных администраторов (администраторов) доходов, главных администраторов (администраторов) источников финансирования дефицита бюджета осуществление ВФК является одним из полномочий согласно постановлению Правительства РФ от 17.03.2014 №193. Кроме того, с целью разъяснения основных требований статьей 160.2-1 Бюджетного кодекса РФ письмом Министерства финансов РФ от 19.01.2015 №02-11-05/932 доведены Методические рекомендации по осуществлению внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита.

Для учреждений, не названных выше, федеральные и отраслевые стандарты отсутствуют. В данных условиях от инициативы учреждения зависит уровень организации системы ВФК от формального соответствия нормативным актам до развитой системы, способствующей минимизации допускаемых ошибок и повышению эффективности деятельности.

Следует отметить, что отсутствие ВФК за совершаемыми фактами хозяйственной жизни государственного (муниципального) учреждения квалифицируется как несоблюдение положений Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Порядок организации и проведения ВФК должен быть обязательно закреплен учреждением в Учетной политике, как правило это отдельное Положение о ВФК, являющееся приложением к учетной политике, согласно приказу Минфина России от 01.12.2010г. № 157н.

Положение о ВФК

При составлении Положения о ВФК необходимо учесть, что ВФКнаправлен на соблюдение законодательства и внутренних стандартов при составлении и исполнении бюджета, ведении бюджетного учета, а также составлении бюджетной отчетности, на подготовку и организацию мер по повышению экономности и результативности использования бюджетных средств.

Подготовительный процесс к проведению ВФК осуществляется посредством формирования (актуализации) Карт ВФК, по каждой внутренней бюджетной процедуре, где указывается:

• наименование подразделения, ответственного за ведение бюджетной процедуры;
• бюджетная процедура;
• операция;
• должностные лица, осуществляющее операцию и контроль;
• метод контроля;
• способ контроля;
• периодичность.

Полный перечень бюджетных процедур-предметов контроля приведен в п. 4 Постановления № 193, указанные процедуры охватывают все аспекты финансовой деятельности учреждений.

Таким образом, система ВФК заключается в организацию (планирование); проведение различных контрольных мероприятий как в форме самоконтроля, так и контроля по подчиненности в зависимости от выполняемых должностных функций; заключительный этап – оформление результатов.

Автоматизация контроля и проверок

Для организации внутреннего контроля, проведения автоматизированных проверок правильности ведения учета фирмой «1С» разработана программа «1С-Финконтроль 8».

Программа помогает в решении ряда задач по ведению документов ВФК, Журнала ВФК и непосредственному осуществлению Автоматических контрольных действий. «1С-Финконтроль 8» дает следующие преимущества, во-первых, для бухгалтера учреждения:

• в программе реализованы Карты ВФК, Журнал ВФК, которые обязаны вести все государственные учреждения. В части видов контрольных действий, реализованных в программе «1С-Финконтроль 8», документы внутреннего контроля формируются автоматически;
• предоставляются дополнительные функции контроля правильности ведения учета;
• программа позволяет своевременно обнаружить и исправить ошибки ведения бухгалтерского учета; организовать автоматизированное ведение документов внутреннего контроля; главному бухгалтеру — контролировать качество работы своих сотрудников.

Во-вторых, для должностных лиц распорядителей бюджетных средств:

• возможность организовать мониторинг правильности ведения учета в подведомственных учреждениях (филиалах).

В-третьих, для ревизора и для бухгалтеров государственных учреждений:

• облегчить проверку некоторых участков ФХД государственной организации, обеспечив экономию времени при проведении проверки;
• стандартизировать проведение проверок некоторых участков финансово-хозяйственной деятельности (далее – ФХД) государственных учреждений, обеспечив единый подход к проверке данных участков ФХД государственной организации и тем самым улучшить качество проверки;
• исключить субъективные факторы при проведении проверки и обеспечить возможность контроля за работой ревизора.

Проверки с помощью «1С-Финконтроль 8»

Реализовано две группы проверок.

Во-первых, проверка, которая проводится не зависимо от программного продукта, в котором учреждение ведет учет – проверка доступна всем госучреждениям.

Во-вторых, расширенная проверка, использующая данные информационной базы, в которой ведет учет государственная организация. Эта группа проверок доступна для учреждений, ведущих учет в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0 и 2.0.

В рамках проверки первой группы проводится проверка соответствия кассовых и начисленных расходов. Указанный вид проверки основывается на анализе данных форм бюджетной отчетности и журналов операций и определяет возможное нецелевое использование бюджетных средств.

В программе «1С-Финконтроль 8» проверка осуществляется как для казенных учреждений и органов государственной власти – в разрезе КБК и КОСГУ; так и для бюджетных и автономных учреждений – в разрезе КОСГУ и для кодов финансового обеспечения 4, 5 и 6.

Оперативное выявление несоответствия кассовых расходов фактическим позволит своевременно провести уточнение и предотвратить нарушение.

К ответственности привлекаются как бухгалтер, так и руководитель учреждения.

Контрольные действия

В рамках проверок второй группы проводится целый ряд автоматических контрольных действий, с помощью которых можно отслеживать:

1. Операции с наличными денежными средствами в кассе учреждений (для бюджетных и автономных учреждений выполняется для кодов финансового обеспечения 4, 5 и 6).

Осуществляется сплошная проверка операций с наличными денежными средствами за каждый день проверяемого периода в разрезе КБК и КОСГУ (для БУ – в разрезе КОСГУ по КФО 4, 5 и 6). Проверяются отдельно операции по счетам 201.34 «Касса» и 210.03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам», так как большинство учреждений используют дебетовые банковские карты, для операций с наличными денежными средствами, выдачи денежных средств в подотчет. При обнаружении отрицательного остатка по статье КОСГУ программа автоматически определяет документ, в результате проведения которого произошла ошибка, и информирует пользователя. Перед проведением проверки осуществляется предварительный контроль проверяемых данных для исключения ошибок ввода данных (реквизитов документа).

2. Количественные и суммовые остатки нефинансовых активов (для бюджетных и автономных учреждений выполняется по всем кодам финансового обеспечения).

Осуществляется проверка без учета аналитики по МОЛ, исключительно в разрезе объектов нефинансовых активов. Основной целью является выявление ошибок, которые могут привести к искажениям в показателях форм бюджетной отчетности. Кроме того, проверка определяет объекты основных средств, по которым сумма начисленной амортизации превышает балансовую стоимость основного средств.

3. Правильности применения субсчетов счетов расчетов активов.

Для бюджетных и автономных учреждений выполняется по всем кодам финансового обеспечения. Проверяется корректность применения корреспонденций при отражении операций.

4. Правильности и достоверности заполнения форм бюджетной (бухгалтерской) отчетности.

   Проверяется соответствие показателей форм отчетности данным журналов операций. Проверка позволяет определить, какие показатели форм бюджетной отчетности не соответствуют данным журналов операций (с точностью до строки/графы отчета). Особенно актуален такой вид проверки в случаях смены бухгалтера.

5. Соответствие остатков на начало года по счетам бухгалтерского учета с данными форм отчетности за прошлый период.

   Особенно актуальная проверка перед составлением годового баланса.

6. Правильности ведения учета бюджетных обязательств.

   Проверка доступна казенным учреждениям и органам государственной власти. Осуществляется не только с показателями полученных лимитов бюджетных обязательств и произведенных кассовых расходов, но и с показателями кредиторской задолженности на конец проверяемого периода.

Расширение функционала

Разработчиками запланировано расширение действующего функционала программы «1С-Финконтроль 8».

Для казенных учреждений:

• новая функция проверки перечисления возврата дебиторской задолженности прошлых лет в доход соответствующего бюджета;
• новая функция проверки соответствия кассовых и начисленных доходов.

Для бюджетных и автономных учреждений:

• проведение проверок в разрезе не только КОСГУ, но и КПС;
• проверка правильности ведения учета расходных обязательств;
• проверка особо ценного имущества: проверка полноты отнесения имущества к особо ценному, проверка остатков по счету 210.06 «Расчеты с учредителем» на начало года;
• проверка применения КОСГУ на счетах 109 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг», 401.20 «Расходы текущего финансового года», 401.10 «Доходы текущего финансового года»;
• проверка отрицательных остатков на счетах учета денежных средств на банковских счетах и в органах казначейства в разрезе КФО по дням.

Использование программы предложено разработчиками в формате сервиса. Не требуется установка, действия по обновлениям версий, забота о сохранности данных.

Для использования «1С-Финконтроль 8» необходимо:

• Иметь доступ в Интернет. В то же время информационная база программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» может располагаться на компьютере, который не имеет доступа в Интернет.
• Иметь действующий договор на сопровождение 1С:ИТС. Для подключения сервиса нужно пройти регистрацию на портале сервисов 1С (portal.1c.ru). Для запуска программы нужно указать в личном кабинете логин и пароль зарегистрированного пользователя.

Услуги по организации ВФК

Если у вас возникли сложности с организацией внутреннего финансового контроля в вашем учреждении, обращайтесь за помощью к квалифицированным специалистам «ГЭНДАЛЬФ», которые определят специфику вашей деятельности и помогут разработать и внедрить Внутренний финансовый контроль.

Комплекс состоит из набора полезных услуг.

1. «Составление Положения о внутреннем финансовом контроле» (обязательное приложение к Учетной политике).

   Мы запрашиваем у вас информацию для составления Положения и разрабатываем Положение, учитывая особенности вашего учреждения. Вы получаете готовое Положение о порядке организации и осуществления внутреннего финансового контроля, которое определяет единые цели, правила и принципы его проведения. Наличие эффективного внутреннего контроля позволяет обеспечить достоверность ведения учета в учреждении.

   Стоимость услуги: 2000 руб.

2. Подключение сервиса «1С-Финконтроль 8».
3. Анализ результатов проверок, полученных в программе «1С-Финконтроль 8»

   Мы запрашиваем у вас информационную базу, либо работаем с ней в удаленном режиме. По итогам анализа предоставляем заключение с подробными рекомендациями по исправлению ошибок в учете и базе данных.

   Стоимость услуги: 1 час/1500 руб.

4. «Исправление ошибок в базе данных по результату проверок программы «1С-Финконтроль 8»

   Мы запрашиваем у вас информационную базу, либо работаем с ней в удаленном режиме. Затем предоставляем протокол с описанием исправлений и изменений, внесенных в вашу информационную базу, а также повторный результат проверок программы «1С-Финконтроль 8».

   Стоимость услуги: 1 час/1 500 руб.

По всем возникшим вопросам, а также за дополнительной информацией обращайтесь по тел.: 8 (863)218-64-54.

Информация об «1С-Финконтроль 8» подготовлена по материалам «1С».

Заказать услуги